MANUAL DE POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
NOTARÍA ÚNICA DE CIUDAD BOLÍVAR – ANTIOQUIA
LA NOTARÍA ÚNICA DE CIUDAD BOLÍVAR, localizada en la calle 51 Nro. 50 – 40, teléfonos 6048411591 y 3054601735, correo electrónico unicabolivarantioquia@supernotariado.gov.co, en cumplimiento de lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la presente Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales.
OBJETO
La Notaría Única de Ciudad Bolívar implementará las acciones contenidas en el presente Manual para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable, en especial para proteger los derechos de sus titulares a la privacidad, la intimidad y su buen nombre. Así mismo, para que estos últimos puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar los datos recogidos en sus bases de datos.
PRINCIPIOS RECTORES
En desarrollo de las políticas contenidas en el presente Manual, la Notaría observará los principios previstos para el tratamiento de datos personales, así: legalidad, finalidad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Los datos personales que recolecte o trate la Notaría se limitará a aquellos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados y solo serán usados por la Notaría de conformidad con las funciones que le son propias de acuerdo a las normas legales vigentes, por esta razón, no podrá transferirlos, compartirlos, cederlos, ni comunicarlos con terceros, excepto para los casos expresamente autorizados por el titular de lo datos o los casos previstos en la Ley, como es el caso de los entes que ejercen la función de vigilancia y control de las Notarías.
La Notaría adopta medidas de seguridad para proteger y conservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en sus bases de datos. Igualmente, para que las personas que participan en el tratamiento de los datos personales, mantengan la reserva de los mismos.
PROTECCIÓN ESPECIAL EN LOS DATOS SENSIBLES
La Notaría solo recogerá datos personales de naturaleza sensible cuando ello sea necesario, en desarrollo de las normas que establecen sus deberes y funciones, como es el caso del estado civil de las personas y los reportes que deben presentarse en forma periódica a los entes de vigilancia y control definidos en la Ley para las Notarías.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La información y datos personales suministrados a la Notaría podrán ser utilizados exclusivamente para las diligencias y trámites que el titular de los datos solicite a la Notaría, la cual en virtud de las normas legales vigentes tiene como función dar fe pública sobre los actos y documentos que conoce en ejercicio de sus funciones. Así mismo, podrá utilizarse dicha información para la presentación de informes solicitados por los órganos de vigilancia y control de las Notarías y, finalmente, cuando sea requerida por las autoridades.
AUTORIZACIÓN PREVIA Y EXPRESA
La autorización previa, expresa e inequívoca por parte del titular de los datos personales permite a la Notaría dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados para los fines establecidos.
Dicha autorización o consentimiento se obtiene generalmente de manera escrita, de manera que garantice la posibilidad de consulta posterior, sin embargo también podrá otorgarse a partir de conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que éste entregó su consentimiento, como por ejemplo cuando se desplaza a las dependencias de la Notaría para solicitar un servicio o cuando a través de medios tecnológicos presiona el botón de “acepto” a las políticas de privacidad y autorizaciones para tratamientos de datos, antes de continuar con el trámite que está realizando.
CASOS QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN PREVIA
De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la Notaría no requerirá de sus usuarios, titulares de la protección de datos, autorización para los casos previstos en el mencionado artículo, dentro de los que se prevé los datos relacionados con el registro civil de las personas o la información requerida para el ejercicio de las funciones legales, pero dará, eso sí, estricto cumplimiento a sus principios rectores.
DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de la información objeto de tratamiento, podrá ejercer sus derechos para:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
b) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos personales
c) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales a través del correo electrónico unicabolivarantioquia@supernotariado.gov.co ; en los teléfonos 6048411591 y 3054601735; atendiendo el procedimiento previsto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
El actual Manual de Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales de la Notaría Única de Ciudad Bolívar, entra en vigencia a partir de 11 de noviembre de 2020, cuando es publicado en el sitio web https://notariaunicaciudadbolivar.com.co .